วันพฤหัสบดี 21 พ.ค. 2558
บนโต๊ะอาหารกลางวัน โรงแรมสีมาธานี จ.นครราชสีมา หลังจากที่จบการเสวนาของ กระทรวงไอซีที ซึ่งมาสัญจรเรื่องการใช้โซเชียลมีเดียอย่างสร้างสรรค์ คณะผู้บริหารกระทรวงไอซีทีกับผมก็มารับประทานอาหารกลางวัน แต่ระหว่างก่อนบรรยาย คุณปรเมศร์ มินศิริ ผู้บริหาร kapook.com ได้เล่าถึง แอพ Timeful ซึ่งเป็นแอพสำหรับการจดบันทึกเช่นเดียวกับ google calendar หรือปฏิทินของ Google แต่ละเอียดกว่า ถ้าหากบันทึกไว้บ่อย ๆ ตามทฤษฏีแล้ว 21 วันก็จะกลายเป็นนิสัย (Habit) ทันที
ซึ่งผมเองก็มีความสนใจในเรื่องของการปรับปรุงประสิทธิภาพกับตัวเองแล้วจึงสนใจและขอความรู้จากคุณปรเมศวร์ ในฐานะที่เป็นนักบริหารบริษัทและเว็บไซค์อันดับ 1 ใน 3 ของประเทศไทย ซึ่งต้องมีอะไรมากมายเยอะมากในแต่ละวัน เครื่องมือบนสมาร์ทโฟนนี่และครับจะช่วยเข้ามาในการบริหาร
 |
| คุณปรเมศวร์ มินศิริ แห่ง kapook.com |
 |
| คณะผู้บริหารกระทรวงไอซีทีฟังอย่างตั้งใจ |
คุณปรเมศวร์เล่าให้ฟังว่า "เริ่มต้นด้วยเข้าไปที่ google เข้าไปที่ GTD ย่อมาจาก getting thing done
ชีวิตคนเรามีอะไรเข้ามาเยอะ หัวสมองของคนเราไม่ได้ออกมาให้จำทุกเรื่องจำไม่ได้ เราต้องหาสมองที่สองไปหาสมุด หาซซอฟต์แวร์อะไรก็ได้งคอมพิวเตอร์แล้วก็เซฟบันทึกไว้ เรื่องราวในชีวิตผ่านเข้ามาเยอะ เดินผ่านอะไรเห็นป้ายก็ถ่ายรูปไว้ “
จากนั้นคุณปรเมศวร์ก็ได้อธิบายภาพเป็นชาร์ตเกี่ยวกับ Getting thing done ไว้อย่างน่าสนใจให้กับ ผู้บริหารกระทรวงไอซีที และ ผมเองฟัง ก็ได้เลยบันทึกภาพและวีดีโอมาแบ่งปันเพื่อให้ทุกท่านได้ทราบแนวคิดเบื้องหลังในการปรับปรุงการสร้างนิสัยใหม่ๆ ให้ดีขึ้นครับ
คุณปรเมศวร์เล่าต่อไปว่า "ข้อมูลสมองที่ได้มา ก็แบ่งออกว่า มีข้อมูลอะไรของคุณบ้างที่ต้องลงมือทำ ถ้าหากไม่ลงมือทำจะมีทางเลือกอยู่ 3 ทาง ถ้าหากสิ่งที่ไม่มีประโยชน์เข้ามาในสมองต้องทิ้งออกไป ไม่งั้นข้อมุลในสมองจะเยอะมาก ๆ ถ้าคิดว่าเป็นประโยชน์ และต้องทำอะไรเร็วๆ นี้หาแฟ้มใส่ไว้
สิ่งที่ต้องเก็บเอาเก็บเข้าแอพ evernote , onenote เพราะสามารถค้นหาได้ คุณอาจจะหยิบมาใช้เมื่อไหร่ก็ไม่รู้ ไปเจออะไรในเว็บไซค์ ในโซเชียลที่น่าสนใจให้เก็บไว้ก่อน
ยิ่งเป็นนักเขียน นักบรรยาย ยิ่งเหมาะ ต้องเก็บภาพไว้เป็นสต๊อก วันเวลาผ่านไปอาจจะต้องมภาพไว้ในประกอบสไลด์ สมัยก่อนไม่มีแอพหรือที่เก็บเราเก็บไม่เป็นที่ ตอนนี้เราเก็บเป็นที่ ถ้าหากตัดสินใจว่าจะทำ คำถามคือมีหลายขั้นตอนหรือเปล่า
ถ้าเกิดว่า ลงมือทำได้ ทำได้ในครั้งเดียว ถ้าหากทำได้ในเวลาสั้นๆ ไปที่ช่องเขียวเลย ลงมือทำไปเลย ถ้าหากทำไม่ไหว ก็ต้องมอบหมายงานให้คนอื่น แล้วก็ต้องคนจด
ยิ่งถ้ามอบหมายงานไปแล้ว ไม่ติดตามผลงาน ลูกน้องก็จะไม่ทำหรอก มอบหมายให้ไปแล้วต้องติดตามงานสัก 2 ครั้ง
อันนี้ผมได้เรียบรู้ นอกเหนือจาก เดวิด อัลเลน แล้ว ถ้าคุณสั่งแล้วไม่ตามงาน ลูกน้องก็จะเรียนรุ้ ว่าไม่ต้องทำหรอก รอไว้ให้หัวหน้าทวงงานแล้วค่อยทำ
ต้องมีการติดตามงานที่ดี ถ้าหากคุณฟอลโลร์อัพติดตามงานดี ๆ สักพักลูกน้องก็จะเรียนรู้ว่า อันนี้สั่งแล้วต้องทำว่าจะมีลิสต์ขั้นตอนในการติดตามงาน
 |
| เดวิด อัลเลน เจ้าของทฤษฏี GTD |
หาซอฟต์แวร์ประเภทถ้าบางเรื่อง ถ้าต้องทำโดยมีกำหนดเวลา ก็ไปหาซอฟต์แวร์หรือแอพ พวก ปฏิทิน (Calendar) ดีๆ มา เอาไว้จด นั่นคือสิ่งท่ที่ผมได้แนะนำแอพชื่อว่า Timeful เป็นแอพฟรี ซึ่งดีมากเพราะ google เพิ่งซิ้อ ปกติเราจดใน Google ปฏิทิน ใครทำอเะไรกับใครเขาจะเรียกว่าจดบน
อีเวนต์ก็จะมีให้เลือกว่าจะไปหรือไม่ไป
ถ้าขยับจาก อีเวนต์ไปก็คือ todo หรือสิ่งที่ต้องทำว่าคุณจะทำงานอะไร เพราะคนทำบางทีทำงานเยอะ เคลียร์งานไม่ทันก็ใส่ไว้ลงในใน todo จะทำเมื่อไหร่ก็ไม่หรือแต่ต้องทำแล้วกัน นั่นคือ todo
 |
| แอพ Timeful |
แต่โปรแกรม Timeful ข้อดีก็คือ ใส่ habit ได้ คล้ายๆ กับว่า คุณจะดัดนิสัยของคุณ เพราะฉะนั้นคนเราต้องทำซ้ำ ๆ บ่อย ๆ จนเป็นนิสัย
ตามทฤษฏีบอกว่า Habit ถ้าทำอย่างนั้น 21 วัน จะติดเป็นนิสัย ว่าคุณต้องทำสิ่งนั้น เช่นอยากจะตื่นเช้า แล้วมาออกกกำลังกายสักครึ่งชั่วโมง แอพ Habit จะบันทึกตรงนี้ได้
 |
| Timeful มีให้ดาวน์โหลดบน IOS แอนดรอยคงตามมาเร็วๆ นี้ |
สุดท้ายทุก ๆ สัปดาห์ คุณควรจะมารีวิวสัก 1 ครั้ง เพราะบางเรื่องอาจกลายเป็นดินพอกหางหมูเพราะบางเรื่องคุณได้มอบหมายไปแล้ว แต่ทำไม่เสร็จ คุณจะเปลี่ยนมอบหมายให้คนอื่นไหม หรือจะเปลี่ยนมาทำเอง ถ้าหากไม่ปรับเปลี่ยนเรื่องนั้นก็จะดองอยู่นาน หนึ่งอาทิตย์หน้ามา weekly review เพื่อปรับเปลี่ยนรีเฟลชตารางใหม่
แล้วจะทำให้เราเห็นว่าในวันจันทร์มีของอะไรที่กองอยู่
 |
| จุดสำคัญของแอพ Timeful คือสร้างให้เกิดนิสัยใหม่ๆ |
อานิสงค์ของการทำแบบนี้คือสมองจะว่าง เพราะสมองของคน เหมือนกับหน่วยความจำที่มีจำกัด ถ้าคุณคิดว่าจะได้ทุกเรื่องก็คือ เรื่องทุกเรื่องจะเข้าไปยึดครองสมองของเรา ที่สำคัญสิ่งที่เราจำได้จะโผล่ขึ้นมา เราจะคิดซ้ำๆ ซากๆ เหมือนซีพีอยู ที่วิ่งติดรูปในวงจร ถ้าหากเรามีระบบในการจดที่ดี คุณตื่นมาไม่จำเป้นต้องจำอะไรเลย
เราสามารถคิดดอะไรราบรื่นได้ทุกเรือ่ง ทุกเวลาก็มาที่ซอฟต์แวร์ที่จดหรือมาที่สมุดที่จด
สมัยก่อนเราคงจำได้ว่าให้จดในสมัย แต่ตอนนี้ไม่จดในสมุดแล้วเพราะสมุดหายได้ แต่ตอนนี้ผมจดใน cloud เพราะระบบ cloud ล่มยากมาก
เดวิด อัลเลน บอกว่า ให้คุณใช้ task system ด้วยการจดแทนสมองในการจำ นี่คือเคล็ดลับง่ายๆ ที่เรียกว่า Getiing thing done เราจะทำได้งานลุล่วงมากขึ้นถ้าเรานำคอนเซปต์วิธีคิดนี้ไปใช้”
ชีพธรรม คำวิเศษณ์ สัมภาษณ์และถอดความ
ความคิดเห็น